給与や勤怠のデータをクラウドに移行する際、過年分の履歴を正確に扱うことは重要です。しかし、データ移行には思わぬ落とし穴が多く、失敗すると業務が止まることもあります。本記事では、安全かつスムーズに移行を進めるための具体的なチェック手順を紹介します。
 

１．3つのよくある悩み

データ移行に取り組む企業からは、以下のような悩みをよく耳にします。
 
1つめは「データ形式が合わず読み込めない」ことです。システムによって必要なデータ形式が異なり、CSVやExcelでも仕様が揃わないことがあります。
 
2つめは「抜け漏れや誤入力が多い」ことです。過去3年分のデータは膨大で、手作業での確認ではミスが増えがちです。
 
3つめは「移行作業に時間がかかり本業に支障が出る」ことです。日常業務と並行して行うため、効率化ができないと担当者の負担が大きくなります。
 

２．スムーズ移行のための手順

上記の課題を解決するために、以下のステップを押さえておくと安心です。
 
1つめは「事前のデータ整備」です。不要な列や重複情報を削除し、システム指定のフォーマットに整えておきましょう。
 
2つめは「テスト移行の実施」です。全データを移す前に、サンプルとして一部データを読み込み、正しく反映されるか確認します。
 
3つめは「チェックリスト運用」です。社員数・給与項目・勤怠履歴など確認ポイントを一覧化し、抜け漏れがないか照合しましょう。
 
4つめは「移行後の検証」です。移行したデータと元のデータを突合（照合）し、数字や日付にずれがないか確認します。
 

３．よくあるご質問

Q1: 過去3年分すべてを移行する必要はありますか？
A: 労務関連の監査や退職者対応のため、最低3年分は保持が推奨されます。
　できれば５年分のデータを移行してください。
 
Q2: 手作業でのチェックはどこまで必要ですか？
A: 全件は難しいため、サンプル抽出での検証と自動照合を組み合わせると効率的です。
 
Q3: 旧システムと新システムの項目が合わない場合は？
A: 項目マッピング表を作成し、最適な対応を決めてから移行するとスムーズです。
 
Q4: 移行作業の平均期間はどのくらいですか？
A: 社員50名規模なら2〜4週間が目安です。データ整理の進み具合で変動します。
 
Q5: 専門家に依頼するメリットはありますか？
A: 短期間で正確に移行でき、業務負担を大幅に減らせる点が大きな利点です。
 

４．まとめ

データ移行は「整備・テスト・チェック・検証」の流れを押さえれば安心です。過去3年分を正しく移行できれば、労務管理の信頼性も高まり、今後の運用もスムーズになります。

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